BCCに入れるべきものをTOやCCに入れてしまった

一斉送信時によくあるトラブルがこのBCCにまつわるものでしょう。BCCとは、ブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略です。

BCCに入力されたメ-ルアドレスは、TO(宛先)やCCや自分以外のBCCでの受信者には表示されません。TO(宛先)やCC受信者に、他の受信者がいることを隠したい場合や、受信者のメ-ルアドレスが分からないようにして送りたい場合はBCC欄を使用します。

たとえば、お客さま100人に対して一斉に連絡をしたい場合、BCCにメールアドレスを入れて一斉送信をすれば、お互いのメールアドレスを知られること無く送信が可能です。しかし、BCCではなく、TOやCCに入れてしまい誤送信になるケースが多いのです。

一斉送信をおこなう専用のシステム(メルマガ配信システム)を利用すればこのようなミスは起こりません。しかし、コストがかかるため、通数が少ない場合はいまだにBCCを利用するケースもあります。

Outlook2013のメール作成画面でご説明しましょう。

Outlook2013を使ってメールを作成する場合

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こちらの画面を見て分かるとおり、デフォルト(初期設定)では、BCC欄が表示されていません。そのため、どうやって送るか分からない方が「TOではないから、CCかな」と誤解して送ってしまうこともあるのです。

BCC欄を表示するためには、オプションを選択し、BCCを押してください。それだけで、常時BCC欄が表示されるようになります。

img_bcc_02

規制委、メールを誤送信 受験者30人のアドレス表示(2014年12月15日|朝日新聞)
http://www.asahi.com/articles/ASGDH3F30GDHULBJ007.html

「CC」送信で顧客のメルアド5388件が流出 – ニコンシステム(2014年10月7日|Security NEXT)
http://www.security-next.com/052628

誤送信でイベント応募者のメールアドレスが流出 – 南海電鉄(2014年10月6日|Security NEXT)
http://www.security-next.com/052578

2014年10月から12月(3カ月間)の送信ミスだけでもすぐに3件見つかりました。この人為的ミスの事例は調べれば調べるほどドンドン出てきます。それだけポピュラーで、かつ表に出やすいミスだといえます。

これが1対1のメールの誤送信であれば、当事者のみにお詫びをすればいいケースが大半です。しかし、1対多の誤送信であれば、先手を打ってお詫びのリリースを出すなどの対応が求められます。

誤送信対策のヒント

BCCを利用した誤送信は後を絶ちません。BCCは、絶対に使わない。1通1通送るか、ASP型のシステムを利用する。このようにルールを定めましょう。


平野友朗

平野友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事

年間の研修登壇回数140回以上、著書は23冊。ビジネスメールに関する取材を400回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。認定講師の養成を手がけ、「ビジネスメール実務検定試験」を立ち上げるなど、ビジネスメール教育の普及に尽力している。

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