送信先を逆に設定

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私の仕事は、顧客からある商品の注文を受け、倉庫にある在庫を確認した上で、運送会社に配送の依頼をしています。

毎回、FAXかメールで発注を受け、在庫の有無や配送日を調べ、その都度顧客へメールで連絡をすることになっています。とは言っても、顧客の方でも在庫を確認できる体制が整っているので、大体のお届け日は分かった上で発注してきます。

ある日、大手の顧客から大量の注文が入りました。在庫を確認するとギリギリ足りそうな感じです。しかし、その後すぐに、別の顧客からも同じ商品の発注が入ってきてしまいました。当然、在庫が無いと言うことでお詫びと、お届けが少し送れる旨をメールすることに。

そのメールを間違って先に注文してきた顧客へと誤送信してしまったんです。更に後から注文してきた顧客には、誤って在庫を確保したこと、配送の手配が完了したことをメールしてしまいました。つまり顧客に送るメールが逆になってしまったわけです。忙しくて、中々気が付かずに数時間が経過し、大手の顧客からのクレーム電話にてようやく気がつきます。

誤送信が原因で社内で大問題に。顧客へは直接謝罪

それからはとにかく大変でした。大手の顧客には在庫は確保済みで、すぐに配送可能であることを説明。

問題は商品のお届けを約束するメールを送ってしまった顧客の方です。「お届けまでにお時間を頂きたい」と電話したところ、こっぴどく怒られしまい、「謝りに来い」とまで言われました。もちろん私の責任ですから、その日の内に謝罪をしに行ったのは言うまでもありません。

たとえ忙しかったとは言え、メールの宛先をしっかり確認しなかったことで、社内中に広がる騒ぎへと発展してしまい、とても反省しました。今は送信前にしっかりと何度も確認をするように、気をつけています。(35歳/男性)

ビジネスメール講師・ 平野友朗 より

対象者が2社あり、同じような処理が発生した場合、それを逆に送ってしまうとこのように大きなトラブルになりかねません。合格者に不合格通知を送信、不合格者に合格通知を送信。このようなミスもあります。送信先は十分に注意しましょう。


平野友朗

平野友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事

年間の研修登壇回数140回以上、著書は23冊。ビジネスメールに関する取材を400回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。認定講師の養成を手がけ、「ビジネスメール実務検定試験」を立ち上げるなど、ビジネスメール教育の普及に尽力している。

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