宛先間違いでクレームに

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私は法人向けの倉庫の事務職として働いていました。お客様から文書箱の入出庫の以来は基本的にお客様側で自社システムを使って行ってもらうのですが、この時は依頼の中に誤ったものが混ざっていてこれを訂正してほしいというメールがお客様から送られてきたのです。

これに対応したのが私の先輩でした。一日の依頼の締め切り時刻は16時で、その時間の前後はとても忙しくなります。上記のメールを頂いた会社の他にも、依頼の訂正をお願いしたい会社がもう1社ありました。先輩は後から来たメールの方に、先に来ていた企業名、宛名、訂正分となる文書箱の管理番号の控え、その中身の大まかな内容などを記載して送信してしまったのです。

最初は事務所の誰もが気づきませんでしたが、メールの宛先が違うというメールがお客様から送られて来たことでこの問題が発覚しました。(23歳/女性)

ビジネスメール講師・ 平野友朗 より

同時に似たようなメールを処理していると、このように逆に送ってしまうこともあります。このようなトラブルが起こると、謝罪などで多大な時間や労力を使ってしまいます。だからこそ忙しくてもしっかりチェックが必要ですね。


平野友朗

平野友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事

年間の研修登壇回数140回以上、著書は23冊。ビジネスメールに関する取材を400回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。認定講師の養成を手がけ、「ビジネスメール実務検定試験」を立ち上げるなど、ビジネスメール教育の普及に尽力している。

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