テンプレートがバレバレ

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転職したばかりで、この年齢にして事務職が初めてという事でメールすら戸惑っていました。取引先に自己紹介の為、挨拶メールを送りました。取引先が多い会社で何十通を送る為、先輩が予め挨拶文のテンプレを作成してくれました。

作業が遅いと指摘されていて、焦っていた私はとにかく早くメールを済ませようと、テンプレを貼っただけの状態だと気付かずにそのまま誤送信してしまいました。送信済メールを見返したら肝心な情報や日付等が全部抜けた状態で、いかにもテンプレがバレバレな状態と判明し、余計に焦って慌てて、また数十件に謝罪メールを送る羽目になりました。

取引先の中には口煩い所もあると言われたのにも関わらず、しょっぱなから大失態をしてしまってしばらく落ち込みました。今後は誤送信しない様に慎重にメールを送る様になりました。(34歳/女性)

ビジネスメール講師・ 長野裕香 より

テンプレート利用時に、一番起こりやすいミスですね。対策としては「送信前に最初から最後まで」「新しく読むつもりで」書いたメールを確認すること。もう一つは「月 日」ではなく、「●月●日」など、テンプレート上で書き換え入力が必要になる部分は、黒丸で記載しておきましょう。視覚的に書き換え部分が把握しやすくなります。そして、テンプレートを利用しても、送信前には相手の方に気持ちを込めて1件づつメールの内容を確認したいですね。


長野裕香

オフィスミカサ 代表 長野裕香

元、市職員。情報システム部門に約10年在籍。市民、市役所内部、大手企業の担当者等、さまざまな相手と、メールでやり取りを行ってきた経験から、メールの重要性を痛感。現在は講師として、講演や執筆などでビジネスメール教育の普及を行う。これまでの送受信実績は10万通を超える。

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